Programa presupuestario del evento
Ventajas para nuestros clientes
Nuestro proceso de presupuesto de eventos te facilita enormemente las finanzas de la construcción de la comunidad. Tú nos dices cuánto quieres gastar cada mes y nosotros nos encargamos del resto. Nada de gastos menores, cheques o tarjetas de débito o crédito. Sólo tiene que sentarse y recibir una conciliación mensual y anual de los gastos. Nosotros lo llamamos más sencillo, más ágil.
Cómo funciona
- Proporcionamos al coordinador de Apartment Life una tarjeta de gastos prepagada que se carga a principios de mes con el presupuesto completo.
- El coordinador utiliza los fondos para eventos y presenta todos los recibos a través de un informe de gastos en línea.
- El director del programa revisa y aprueba los gastos, y se le envía una copia del informe y los recibos.
- Anualmente, le enviaremos un resumen/reconciliación que muestre los gastos del evento comparados con los importes facturados.
*En cada factura mensual se incluirá una cuota mensual de administración de 18,50 $ para ayudar a nuestros clientes con los servicios bancarios, de cumplimiento y contables necesarios para gestionar estos fondos.
Preguntas frecuentes
El cargo se incluirá en su factura mensual de Apartment Life. Además de la cuota del programa, verá dos líneas adicionales: una para el presupuesto del evento (que representa la cantidad del presupuesto mensual con la que su coordinador de Apartment Life tiene que trabajar cada mes) y otra para la cuota de administración del evento (que representa la cuota de administración mensual de 18,50 $ para cubrir el coste de proporcionarle este programa).
Proporcionamos el presupuesto mensual al coordinador de Apartment Life a principios de mes para que pueda planificar y preparar todos sus eventos. Para ello, necesitamos disponer de los fondos de la propiedad para distribuirlos al coordinador. No se le facturará el presupuesto de eventos en su último mes con Apartment Life, puesto que ya ha "prepagado" esta cantidad.
De vez en cuando, el Coordinador de Apartment Life no utilizará todo el presupuesto mensual. Esto puede ocurrir porque el gerente ha solicitado que "retengan" parte de su presupuesto para utilizarlo en un futuro evento de la firma. Guardaremos los fondos no utilizados para un uso futuro y le proporcionaremos una conciliación anual. Los fondos no utilizados se le devolverán a final de año.
Recomendamos un presupuesto mensual mínimo para eventos de 1,50 $/unidad/mes o 100 $/evento, además de la cuota de administración de 18,50 $/mes.
No, el importe de su factura mensual se fija cuando se inscribe en el programa de presupuesto de eventos. Se le proporcionan recibos mensuales como soporte del presupuesto mensual y para proporcionar documentación a su oficina de contabilidad. Podemos realizar cambios puntuales en su presupuesto mensual. Si lo desea, póngase en contacto con el director de su programa.
Podemos manejar esto de dos maneras:
- Puedes entregar el dinero adicional directamente al coordinador de Apartment Life, y ellos te entregarán esos recibos directamente a ti.
- Si te comunicas con el director de tu programa con al menos dos meses de antelación, podemos añadir una partida adicional a tu factura mensual para el gran evento.
Este informe es sólo para fines internos. Desde nuestro punto de vista, no tiene que hacer nada con él.
- Proporcionamos al Coordinador de Apartment Life su presupuesto mensual para eventos antes del día 3 de cada mes.
- El Coordinador de Vida en los Apartamentos realiza las compras para sus eventos a lo largo del mes.
- El coordinador de Apartment Life carga todos los recibos antes del último día del mes.
- El director del programa revisa y aprueba antes del 3er.
- Le enviamos una versión electrónica del informe de gastos, incluidos los recibos, a mediados del mes siguiente.